Chọn giờ khi ngày đã chốt: cái gì thật sự ràng buộc
Ngày thì được bàn kỹ: hỏi người lớn, tra bảng, cân lịch của mọi người. Còn giờ thì thường để trôi — tới sát ngày mới quyết, và quyết vội.
Nhưng với phần lớn việc lớn, giờ mới là thứ quyết định buổi đó chạy trơn hay hỗn loạn. Bài này nói về những thứ thật sự ràng buộc giờ, và cách xử khi phần quy ước đụng phần thực tế.
Bốn ràng buộc thật
Người phải có mặt. Ràng buộc nặng nhất. Người ở xa cần thời gian đi lại, người đi làm cần xin nghỉ, người lớn tuổi có giờ khoẻ và giờ mệt trong ngày.
Giờ làm việc của bên thứ ba. Cơ quan, ngân hàng, đơn vị vận chuyển, thợ. Những nơi này có khung giờ cố định, và nhiều việc không thể làm ngoài khung đó dù bạn muốn.
Giao thông. Cùng một quãng đường, giờ cao điểm và giờ thường chênh nhau rất xa. Với việc có nhiều người tới cùng lúc thì đây là ràng buộc lớn hơn người ta tưởng.
Ánh sáng và thời tiết. Việc làm ngoài trời, việc cần chụp ảnh, việc cần khiêng vác — giờ nắng gắt hay giờ tối đều làm mọi thứ khó hơn.
Bốn thứ này đều kiểm được trước. Và kiểm trước thì phần lớn tranh luận về giờ biến mất, vì lúc đó không còn nhiều lựa chọn để mà cãi.
Phần quy ước: dùng cho đúng chỗ
Nhiều nhà có nếp chọn giờ theo bảng, và điều đó hoàn toàn bình thường.
Cách dùng cho gọn: lấy khoảng giờ thay vì lấy một điểm giờ. Phần lớn cách tính đều cho ra một khoảng chứ không phải một phút cụ thể, nên hỏi rõ khoảng đó rộng bao nhiêu sẽ mở ra chỗ xoay xở rất lớn.
Và nếu người xem đưa cho bạn vài khoảng, hãy hỏi thêm một câu: “Trong mấy khoảng này thì khoảng nào dễ thu xếp hơn cả?” Người xem có kinh nghiệm thường biết khoảng nào hay kẹt với đời sống thật, và họ sẽ nói.
Khi giờ đẹp đụng ràng buộc thật
Tình huống hay gặp nhất, và cách xử quyết định không khí của cả buổi.
Cách nhiều nhà dùng và ít va chạm: tách phần nghi thức khỏi phần tiệc tùng. Phần nghi thức — thắp hương, khai trương, đặt viên đá đầu tiên — làm đúng khoảng giờ đã chọn, và nó thường chỉ mất mươi mười lăm phút. Phần còn lại thì thu xếp theo giờ tiện cho mọi người.
Cách này giữ được cái người lớn coi trọng mà không bắt hai mươi người phải đi giữa trưa nắng hay giữa giờ tan tầm.
Nếu vẫn không tách được, thì nói thẳng ràng buộc ra thay vì im lặng làm theo rồi mệt. Câu kiểu “giờ đó ông bà ở quê không kịp lên” là một lý do ai cũng hiểu, và nó thường được chấp nhận ngay.
Giờ của người khác là giờ khó nhất
Nếu việc cần nhiều người, hãy chốt giờ theo người khó thu xếp nhất, không phải theo người dễ nhất.
Cách làm gọn: liệt kê ai buộc phải có mặt, hỏi từng người khung giờ nào họ không đi được, rồi chọn trong phần còn lại. Nghe mất công nhưng nhanh hơn nhiều so với chốt một giờ rồi lần lượt từng người báo bận.
Và với người ở xa, nhớ tính cả giờ về chứ không chỉ giờ đến. Một buổi lễ lúc bốn giờ chiều nghe rất tiện, cho tới khi nhận ra người ở tỉnh khác sẽ phải về lúc đêm.
Mấy việc có giờ gần như cố định
Với nhóm này thì phần quy ước chỉ xoay được trong một khung hẹp:
Việc phải làm ở cơ quan — nộp hồ sơ, công chứng, đăng ký. Khung giờ do nơi đó quy định, và nên hỏi trước vì có nơi nhận hồ sơ theo buổi.
Việc liên quan tới ngân hàng — chuyển khoản lớn, giải ngân. Ngoài giờ làm việc thì một số thao tác không thực hiện được ngay.
Việc có thợ — đổ móng, cẩu hàng, lắp đặt. Thợ có lịch riêng và có nhóm việc buộc phải làm liền mạch trong nhiều giờ.
Việc liên quan tới khám chữa bệnh — đây là nhóm không thương lượng: giờ do cơ sở y tế và tình trạng sức khoẻ quyết, không phải do bảng nào.
Ghi giờ trên giấy mời
Một chi tiết nhỏ mà đổi hẳn độ đúng giờ của cả buổi: ghi rõ giờ bắt đầu phần chính, chứ không chỉ ghi một mốc chung chung.
Nếu có phần nghi thức cần đúng giờ thì nói rõ điều đó — kiểu “đón khách từ mấy giờ, phần lễ bắt đầu lúc mấy giờ”. Người nhận biết mốc nào là mốc cứng thì họ tự canh, và bạn không phải gọi nhắc từng người.
Với khách ở xa, ghi thêm gợi ý về đường đi và chỗ đậu xe. Hai dòng đó tiết kiệm được rất nhiều cuộc gọi vào đúng lúc bạn đang bận nhất.
Khi trễ giờ đã định
Sẽ xảy ra — thợ tới muộn, khách kẹt xe, trời mưa.
Nếu có phần nghi thức gắn với khoảng giờ, thì việc đáng làm là làm phần đó trước, gọn, với những người đã có mặt, rồi phần còn lại tiếp tục khi đông đủ. Chờ cho đủ người rồi làm muộn thì mất cả hai.
Còn nếu lỡ hẳn khoảng giờ thì cũng không sao — hỏi người đã hướng dẫn xem có cần làm gì thêm không, và phần lớn câu trả lời sẽ là không. Việc quan trọng hơn là buổi đó diễn ra êm và người tới thấy được đón tiếp tử tế.
Ba điều gọn lại
Một, bốn ràng buộc thật của giờ — người phải có mặt, giờ làm việc của bên thứ ba, giao thông, ánh sáng thời tiết — đều kiểm được trước, và kiểm trước thì hết phải cãi.
Hai, hỏi khoảng giờ thay vì một điểm giờ, và khi bị kẹt thì tách phần nghi thức khỏi phần tiệc tùng — mười lăm phút đúng giờ giải quyết được cái người lớn coi trọng.
Ba, chốt giờ theo người khó thu xếp nhất, và nhớ tính cả giờ về của người ở xa chứ không chỉ giờ đến.